登録支援機関の内製化が加速！オンライン面談の解禁で何が変わる？

2019年4月に在留資格「特定技能」が創設されて以来、特定技能外国人を受け入れる企業は年々増加しています。

多くの企業が、特定技能外国人を受け入れる際に登録支援機関に支援業務を委託し、費用を支払っていますが、コスト負担が大きいため、「内製化」できたらと考える企業もいるかと思います。

こうした中、2025年4月1日から、特定技能1号の支援計画に基づく定期的な面談のオンライン化や、定期報告の頻度も年4回から年1回に簡素化されるなど、大きな変更があります。

これにより、自社で支援業務を行う「内製化」の流れが加速すると考えられます。

本記事では、登録支援機関の役割や内製化のメリット、成功のポイントなどを詳しく解説します。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、出入国在留管理庁に登録されていて、特定技能外国人が円滑に日本で就労・生活できるように支援を行う専門機関のことです。

画像出典：登録支援機関について（外務省）

特定技能外国人を受け入れる企業は、法令に基づき適切な支援を提供する義務があり、企業が自社のみで支援業務を行うのは負担が大きいため、多くの企業は登録支援機関を利用しています。

ここでは、登録支援機関として必要な条件や、その役割について詳しく解説します。

登録支援機関として必要な条件

登録支援機関として活動するには、出入国在留管理庁に登録される必要があり、一定の条件を満たさなければなりません。

まず、過去に入管法や労働法令に違反していないことが求められ、特定技能外国人の支援業務を適切に遂行できる体制を整えていることも重要です。

具体的には、外国人の受け入れ支援に関する実績や経験があり、必要な知識を持つ担当者を配置していることが条件となります。

さらに、支援業務を公正かつ適切に実施するため、支援計画に基づいた管理体制の構築が求められます。

これらの条件を満たした上で、登録申請を行い、認可を受けることで登録支援機関として活動することが可能になります。

登録支援機関の役割

登録支援機関の役割は、特定技能外国人が日本で円滑に働き、生活できるように支援を行うことです。

具体的には、入国時の空港送迎や住居の確保、銀行口座の開設支援など、生活基盤の整備をサポートします。

また、就労環境の整備や日本語学習の支援、定期的な面談の実施などを通じて、外国人労働者が職場に適応できるよう支援することも重要な役割の一つです。

さらに、特定技能外国人と企業の間で発生する問題の相談対応や、行政機関への定期報告なども求められます。

これらの支援を通じて、特定技能外国人が長期的に安定して就労できる環境を整えることが、登録支援機関の大きな使命です。

もし、怠った場合には、登録支援機関の登録取り消し処分となります。

支援業務の委託先は登録支援機関に限定されるのか

特定技能外国人を受け入れる企業は、法令に基づき適切な支援を提供する義務があります。

多くの企業は負担を軽減するために登録支援機関へ支援業務を委託していますが、支援業務を外部に委託せず、自社で対応する「内製化」も可能です。

ここでは、登録支援機関に委託する場合と内製化する場合の違いや、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。

登録支援機関へ委託する場合

特定技能外国人の受け入れ企業は、支援業務を登録支援機関へ委託することで、スムーズな受け入れと適切な管理を実現できます。

登録支援機関に委託すると、外国人の生活サポートや職場環境の整備、定期面談の実施、行政機関への報告などの業務を専門の支援機関が代行するため、企業の負担を大幅に軽減できます。

特に、外国人労働者の雇用経験が少ない企業や、言語の壁がある企業にとっては、支援業務を専門機関に委託することが安心な選択肢となります。

ただし、支援委託費用が発生するため、コスト管理が重要な課題となります。

内製化する場合

支援業務は、登録支援機関に委託せずに自社で対応をすることも可能です。

特定技能外国人の支援業務を内製化することで、企業は登録支援機関への委託費用を削減し、コストを抑えることができます。

しかし、支援業務を適切に遂行するためには、日本語に不安のある外国人労働者との言語の壁を克服する必要があります。

また、支援体制の整備や、行政への報告業務の対応も求められるので、AI翻訳ツールや支援管理システムの活用など、効率的に運用できる仕組みを構築することが内製化成功の鍵となります。

登録支援機関の内製化が注目される理由

特定技能外国人を受け入れる企業の間で、登録支援機関への委託ではなく、自社で支援業務を行う「内製化」の動きが広がりつつあります。

その背景には、特定技能1号の支援計画に基づく定期的な面談のオンライン化や、定期報告の頻度の簡素化の実現性の高さや、特定技能外国人の受け入れ拡大、支援ツールの充実などが挙げられます。

支援業務の負担が軽減されることで、企業がより柔軟に対応できる環境が整いつつあり、コスト削減や定着率向上といったメリットを期待する企業も増えています。

ここでは、登録支援機関の内製化が注目される具体的な理由について詳しく解説します。

オンライン面談の解禁

COVID-19パンデミックの影響で、移民局（出入国在留管理庁）は2020年以降、いくつかの場面でオンラインでの支援活動を許可するガイドラインを発行しています。

こうした中、受け入れ企業の負担が大きいと不満がでていた、人手不足対策の在留資格である「特定技能」の手続きが2025年4月1日から簡素化されることになりました。

出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領改正のポイント」によると、受け入れ企業の報告義務は年4回でしたが年1回へ変更され、原則対面であった外国人との面談がオンラインも可能となります。

これまで、対面での面談は企業にとってはスケジュール調整や移動の負担が大きく、登録支援機関へ委託する大きな要因の一つとなっていましたが、オンライン面談が解禁されることで、企業が自社内で面談を実施しやすくなり、内製化のハードルが大きく下がります。

また、オンライン化により、企業の担当者が遠隔地にいる外国人労働者とも柔軟に対応できるようになり、より効率的な支援が可能になります。

ただし、言語の壁が課題となるため、AI翻訳ツールの活用が重要になり、適切なサポート体制を整えることが求められます。

特定技能外国人の増加

2019年4月に在留資格「特定技能」が創設されて以来、特定技能外国人を受け入れる企業は年々増加しています。

出入国在留管理庁の「特定技能1号在留外国人数」によると、令和6年11月末時点で特定技能外国人の在留者数は280,200人に達しています。

この制度は、日本の労働力不足を補うことを目的としており、特に介護、建設、宿泊業などの分野で高いニーズがあります。

政府の支援や社会的な理解が進む中、企業も特定技能外国人の採用を積極的に進めるようになっており、一つの企業が受け入れる特定技能外国人数も増加していくと考えられます。

そのため、特定技能外国人の管理を委託すると、膨大なコストと外部とのやり取りが増えてしまいます。

こうした状況の中で、企業が登録支援機関への依存を減らすことで、コスト削減や効率的な支援体制の構築のために、徐々に自社で管理する「内製化」に注目が集まっています。

内製化の支援ツールの充実

近年、特定技能外国人の支援業務を内製化するための支援ツールが充実しています。

これにより、企業は自社で支援業務を効率的に行うことが可能となり、コスト削減と業務のスムーズな運営が期待できます。

具体的には、AI翻訳ツールやオンライン管理システムが登場し、言語の壁を乗り越えるサポートや、外国人労働者の情報を一元管理する機能が提供されています。

これらのツールを活用することで、企業は特定技能外国人の生活支援や職場環境の整備、定期面談の実施などを効果的に行うことができます。

また、情報管理が整備されることで、法令遵守や報告業務の効率化も図れ、内製化に向けた支援ツールの進化は、企業のニーズに応じた柔軟な対応を可能にします。

登録支援機関を内製化するメリット

登録支援機関を内製化することには、さまざまなメリットがあります。

ここでは、登録支援機関の内製化がもたらす具体的なメリットについて解説します。

支援委託費用を軽減できる

登録支援機関を内製化する最大のメリットの一つは、支援委託にかかる費用を軽減できることです。

特定技能外国人を受け入れる際、多くの企業は登録支援機関に支援業務を委託し、その対価として一定の費用を支払います。

出入国在留管理庁「技能実習制度及び特定技能制度の現状について」によると、特定技能人材１名につき、登録支援機関への支援委託料は、平均して月額28,386円（年間約34万円）となります。

受け入れる人数が多くなるほど、この支出は、企業にとって負担となるだけでなく、長期的には人件費や業務運営費を圧迫する要因となります。

内製化を進めることで、企業はこれらのコストを削減し、資金を他の重要な業務や人材育成に回すことが可能になり、自社で支援体制を整えることで、業務の効率化と外国人労働者へのサポートがスピーディーに行えるようになります。

さらに、内製化は企業が独自の支援方法を確立するチャンスでもあり、効果的な支援が提供できることで、従業員のモチベーション向上にも寄与します。

人材の確保

登録支援機関を内製化することで、特定技能外国人の人材確保が容易になります。

企業が自ら支援体制を構築することにより、外国人労働者とのコミュニケーションが円滑になり、彼らのニーズに応じたサポートが提供できるため、労働者の満足度が向上します。

これにより、特定技能外国人の定着率も高まり、企業にとっての貴重な人材が離職しにくくなります。

また、内製化を進めることは、企業が独自の文化や価値観を持つ支援体制を構築する機会でもあり、内製化によって支援体制が確立されることで、企業は求人活動を行う際に、特定技能外国人に対して魅力的な職場環境をアピールできるようになります。

これは、今後の人材確保競争において大きなアドバンテージとなり、企業の成長に寄与する要因となります。

特定技能外国人の定着率向上

自社で支援体制を整えることで、企業は外国人労働者に対してよりきめ細やかなサポートを提供できるようになります。

具体的には、文化や習慣の違いを理解し、個々のニーズに合わせた支援を行うことが可能になります。

特に、生活面でのサポートや職場環境の整備は、外国人労働者が安心して働ける環境を提供するために重要です。

例えば、日本の生活に慣れるための支援や、日本語の教育プログラムを導入することで、労働者の職場への適応がスムーズになり、ストレスを軽減することができます。

さらに、定期的な面談を通じて、外国人労働者の声を直接聞く機会を持つことで、彼らの不安や問題点を早期に把握し、適切に対処することができます。

このような取り組みが、特定技能外国人の定着率を高め、企業にとっても持続可能な成長につながります。

登録支援機関を内製化するための要件

登録支援機関の内製化を進めるためには、いくつかの重要な要件を満たす必要があります。

これらの要件は、特定技能外国人に対して質の高い支援を提供し、企業が持続的に運営できる体制を整えるために不可欠です。

ここでは、これらの要件について詳しく解説します。

外国人労働者の雇用実績

登録支援機関を内製化するための要件の一つとして、過去2年間に中長期在留者（就労資格を持つ外国人）を適切な管理の下に受け入れた実績が必要となります。

これは、企業が外国人労働者を適切に支援できる能力を持っていることを証明するためです。

また、事業者として特定技能外国人の受け入れ実績がなくても、役職員が過去に（2年以内）就労系の在留資格を持つ外国人の生活相談業務に従事した経験があり、その者を支援責任者や担当者として選任できる場合は、要件を満たします。

支援体制

特定技能外国人に対して適切な支援を行うためには、専門的な知識を持つスタッフや、外国人労働者のニーズに応じたサポートが求められます。

特に、外国人が十分に理解できる言語で支援できる環境が必要です。

支援計画の中には、生活支援、業務に関する指導、日本語教育など、多岐にわたる役割があります。

具体的には、支援担当者の選定や研修が重要です。外国人労働者が安心して働ける環境を整えるため、文化や習慣を理解した上でのコミュニケーションが必要です。

また、定期的な面談を実施し、外国人労働者の状況を把握することも重要な要素で、企業内での情報共有体制を整えることで、迅速な対応が可能になります。

外国人が日本語を十分理解できていれば通訳は必要ないかと思いますが、そうでない場合は通訳サービスを利用する必要があります。
※通訳者は常駐ではなく、必要に応じて用意できれば要件は満たせます。

書類の作成と管理

特定技能外国人に対する支援業務は、法律や規則に基づいて行われるため、適切な書類を作成し、正確に管理することが求められます。

これには、外国人労働者の受け入れに関する契約書、支援計画書、定期的な報告書など、さまざまな書類が含まれます。

支援の実施状況は、出入国在留管理官署によりチェックが入り、過去の書類も必要となる場合もあるので、書類を整理し、必要なときにすぐに出せるような管理体制が求められます。

支援の中立性の確保

特定技能外国人に対する支援業務は、外国人労働者の権利を尊重し、偏りのない公正なサポートを提供することが求められます。

中立性を保つことで、外国人労働者が安心して業務に専念できる環境を整えることができます。

中立性を確保するためには、支援担当者が特定技能外国人と異なる部署に所属もしくは、指揮命令権を有しないことが求められます。

例えば、人事・労務・総務などの職員であれば、直接的な評価に関わらないため、支援担当者への選任が適しています。

支援実施義務の不履行

登録支援機関において、支援実施義務の不履行は深刻な問題となります。

特定技能外国人に対しては、法律に基づいた支援が義務付けられており、これを怠ることは重大な違反となります。

不履行が発生すると、外国人労働者の権利が侵害されるだけでなく、企業自身も法的な責任を問われる可能性があります。

そのため、過去5年間にわたり、特定技能外国人の支援計画に基づく適切な支援を実施していることが求められます。

定期的な面談の実施

定期的な面談は、特定技能外国人の状況を把握し、適切なサポートを提供するための貴重な機会となり、外国人労働者の生活や業務に関する悩みを早期に発見し、解決に向けた支援が可能となります。

支援責任者と責任担当者は特定技能外国人だけではなく、その人材を監督する立場にある者（上司等）とも定期的な面談を実施できる体制が必要です。
※定期的な面談は年4回（３カ月に1回）

登録支援機関の内製化【課題とその解決策】

登録支援機関の内製化は、特定技能外国人の受け入れをより効率的に行うための重要なステップですが、いくつかの課題が存在します。

ここでは、登録支援機関の内製化を進める上での課題とその解決策について解説します。

言語の壁と通訳の必要性

言語の壁は、登録支援機関の内製化における大きな課題の一つです。

特定技能外国人とのコミュニケーションが円滑に行えないと、必要なサポートを提供できなくなり、彼らの業務や生活に支障をきたす恐れがあります。

特に、初めて日本で働く外国人にとって、日本語は難しい言語であるため、理解や表現に苦労することが多いので、通訳の存在は非常に重要となります。

通訳者は、文化的なニュアンスや言葉の意味を正確に伝える役割を果たし、言語の壁を取り除く助けとなり、面談や重要な業務に関する話し合いでは、通訳者がいることで、情報が正確に伝わり、双方の理解を深めることが可能になります。

通訳者を用意するのも一つの方法ですが、昨今、リアルタイムでの通訳ができるAI翻訳ツールの精度も上がってきているので、このようなAIソリューションを活用することで、コストを削減しつつも、言語の壁を克服する新しい方法もあります。

言語の壁と通訳の必要性を理解し、適切な対策を講じることが、登録支援機関の内製化を成功させる鍵となります。

支援業務のノウハウ不足

特定技能外国人を支援するためには、法律や制度、文化的な理解など、多岐にわたる知識が求められますが、多くの企業はこれらの知識を十分に持っていないことが多く、適切な支援を行うことが難しくなっています。

ノウハウが不足している場合、誤った情報を提供してしまったり、支援が不十分になるリスクがあります。

その結果、特定技能外国人の不安やストレスが増大し、企業のイメージにも悪影響を及ぼす恐れがあり、支援業務の品質が低下すると、外国人の定着率が下がる要因にもなりかねません。

この課題を克服するためには、社内での研修や専門家からの指導を通じて、支援業務に関する知識を強化することが重要です。

さらに、AIを活用した翻訳ツールや支援プラットフォームを導入することで、支援業務の効率化を図り、ノウハウ不足を補う手段として活用できます。

効率的な特定技能支援を行うためのポイント

特定技能支援を効率的に行うためには、明確な支援方針を策定することが必要です。

支援内容や手続き、役割分担を明確にし、関係者全員が共通理解を持つことで、支援業務がスムーズに進行します。

次に、定期的なフィードバックと評価を行い、特定技能外国人からの意見を取り入れながら、支援内容を改善することが重要となります。

例えば、面談の後にアンケートを実施し、どの部分が助かったか、改善点は何かを把握することで、次回以降の支援に生かすことができます。

また、AI翻訳ツールやオンラインプラットフォームを活用することで、コミュニケーションの効率を高めることができます。

これにより、言語の壁を越え、迅速かつ正確な情報提供が可能となるため、特定技能外国人が安心して支援を受けられる環境が整います。

まとめ

2025年4月1日より特定技能1号の定期届出に大きな変更が生じるので、登録支援機関の内製化は、増加するのではないかと思われます。

登録支援機関の内製化により、企業は支援委託費用の軽減や人材確保が進む一方、効率的な支援体制の構築が求められます。

支援業務のノウハウを蓄積し、言語の壁を乗り越えるためのツールを導入することで、企業は特定技能外国人の定着率向上を実現できます。

これから登録支援機関の内製化を考えている企業は、要件をクリアし、課題解決策にしっかりと取り組むことで、企業の成長と持続的な支援体制の確立が可能となります。

当社では、特定技能外国人の支援業務を内製化するための支援ツール「チャットブリッジ」と「Minutz」を提供しています。

どちらのツールも、登録支援機関の内製化をサポートするツールとなっていますので、導入を検討の方は、まずはお気軽に「お問い合わせ」よりご連絡ください。

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