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多言語翻訳ラボ
2021年10月6日

Teams×チャットボットの効果的な使い方を解説!


勤務時間や働く場所など、従来の働き方よりも柔軟性が目立ってきている昨今にとって、必要不可欠となったビジネスコミュニケーションツールですが、さらに使いやすくする方法はご存じでしょうか?

社会のグローバル化により多種多様な人材が在籍している企業や、中途採用を積極的におこなっている企業など、様々なスキルを持っている人材が集まる企業において、平等にサービスの利活用ができているかと言うと、そうではないと思います。

皆さんどこかしら悩んでいる部分があり、早急に解決できず業務に支障が出てしまっているなんてこともあるのではないでしょうか。

ここからは、Microsoft 365ユーザーなら利用している方も多いMicrosoft Teams(以下、Teams)へのチャットボット連携で得られる効果的な使い方について解説していきます。

Teamsの問題を解決するためのチャットボットの使い方

Teamsにチャットボットを連携するという使い方は、今まで悩んでいたTeamsの使い方などが解決し、誰でも使いやすいツールへの一歩となります。

ここからは、チャットボットがTeamsでの問題を解決する使い方について解説していきます。

脱マニュアル

どのサービスや製品にも、正しく円滑に使う為にマニュアルが存在します。しかし、読み込むにも時間はかかりますし、いざ実践しようとしても「どうするんだっけ?」と立ち止まってしもうことが多いのではないでしょうか。

Teamsにも様々な機能が備わっているので、上記のようなことが起こりえます。

そんな時、チャットボットを連携しマニュアルを記録させておくと、困った時にチャットボットへ質問をするだけで、正しい手順へ導いてくれます

マニュアルを読み込んだり読み返す時間が無くなるので、その分他の作業へ時間を充てる事ができます。これだけでも業務の効率性がアップします。

情報共有の抜け防止

従来の働き方は、会社へ出社をし、従業員のほとんどが同じ空間で仕事をしていたので、用件を伝えあったりと意識をせずとも情報共有ができていました。

しかし、テレワークを導入する企業が増えた今、それぞれが異なる場所で時間もまばらな中での仕事となり、情報共有にも抜けが出てしまう場面も増えています。

こんな時、チャットボットが連携されていれば、常に最新の情報をアナウンスでき、社員同士の情報共有の差を埋めることができます。

社内ヘルプデスク

チャットボットを活用すれば、社内ヘルプデスク部門の業務改善にも繋がります。

24時間365日対応が可能なので、業務時間がバラバラでも質疑応答に対応ができ、業務効率化と人件費の削減にも役立ちます。

Teamsの「使いづらい」をチャットボットがサポートする使い方

Microsoft 365との連携ができ、メンバーとの共同編集も簡単にできるのがTeamsのメリットですが、画面デザインや操作方法がわかりづらく、操作には慣れが必要かもという声もあります。

Teamsに限らず、どのサービスにも言える事だと思いますが、慣れていない人が使うとなると、直感的に使いこなすことは難しいです。しかし、使用する全ての人が使いこなせないとTeamsそのものが役に立たないツールとなってしまいます。

少しひと手間はかかりますが、チャットボットを連携することにより、Teamsが誰でも分かりやすく使いやすいものへと変えられます。

Teamsとチャットボットの連携方法

ここからは、Teamsをより快適に使えるようにサポートしてくれるチャットボットの設置方法についてご紹介します。

Teamsにログイン後、画面左下にある「アプリ」をクリックします。

「すべてのアプリを検索する」から連携したいチャットボットを探す

連携したいチャットボットが見つかったら、クリックをすると画面が表示されるので「追加」を選択し、
アプリを追加。

追加されたものは、画面左側にある「・・・」をクリックすると一覧として出てきます。

まとめ

今や、仕事の必須アイテムの1つとなっているビジネスコミュニケーションツールですが、使いこなしていなければ宝の持ち腐れです。

また、多種多様な人材がいる現在において、ITの知識レベルも異なってきます。なるべく全ての人が同じ知識レベルで活用できれば職場全体の士気も高まるのではないでしょうか。

弊社では、Teamsを含むMicrosoft 365に特化したAIチャットボットサービス「ObotAI 365Biz」の提供をおこなっています。Microsoft 365ユーザーの悩みとなっている、使い方への悩み・アップデートなどの対応への悩みなど、AIが最適な答えを選定し最新の更新情報をカバーしサポートします。

豊富な多言語(現在8言語に対応)に対応していますので、グローバルな人材が多い企業様にも快適にお使いいただけます。社内の業務改善に「ObotAI 365Biz」を是非ご検討ください。

ObotAI 365Biz
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