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多言語翻訳ラボ
2021年10月22日

Teamsとチャットボットとの連携でヘルプデスク業務を自動化!


近年、企業のWebサイトや自治体のWebサイトで、チャットウィンドウを実装してユーザーの質問に自動応対をするチャットボットが多く見られます。

このようなFAQツールは組織内のコミュニケーションツールへの導入も増えており、社内ヘルプデスクや総務・経理部門の業務効率に役立っており、非常に有用となっています。

特に、リモートワークが定着してきている昨今では、とても大切な役割を果たしています。
ここからは、なぜTeamsとチャットボットとの連携でヘルプデスク業務が効率化するのか解説していきます。

Teamsとチャットボットの連携でヘルプデスク業務が効率化する理由

総務・経理・IT部門には社内から日々多くの問い合わせがよせられます。

総務・経理であれば、申請書の書き方や社内の各種手続きについてが多く、IT部門であれば、PCの使い方からトラブル対応、セキュリティに関する問い合わせなどがあるかと思います。

毎日数多く対応していても、大半は同じような内容のものが多く、これらの対応にかかる時間や人件費は大きいものです。しかし、上記の対応をチャットボットにすることで、膨大な時間の節約に繋がります。

AI搭載のチャットボットであれば、質問内容を適切に理解し自動回答をしてくれ、手順書や説明サイトのURLなどの案内もできます。

また、複雑な質問のみ該当部門へ連携をする形をとれば、業務効率化に大変役立ちます。

Teams×チャットボットのヘルプデスク有効活用事例

Teamsにチャットボットを連携することで、今まで人が対応をしていた社内のヘルプデスク業務が軽減し、本来のやるべき業務に集中して取り組めるようになります。

ここからは、Teams×チャットボットで実現できるヘルプデスクの有効活用事例をご紹介します。

サポート業務量の削減で対応効率向上

よくある質問は、言い方は違えどもパターン化されているので、チャットボットのみで対処できるケースがほとんどです。

特に、総務・経理へ寄せられる申請書や社内の各種手続き方法、IT部門へ寄せられるPC関連の問い合わせは、定型的なものが多いので、派生する質問なども想定ができパターン化することができます。

わざわざ窓口へ問い合わせるよりも、チャットボットに「〇〇手続きの方法は?」とメッセージするだけで、瞬時に回答を得ることができるので、煩わしさも軽減できます。

複雑すぎる質問や問い合わせのみ担当部門へ繋がるようにすることで、今までサポート業務・ヘルプデスク業務に追われていた人達の手が空き、やるべき業務や新しい業務への着手する時間も確保でき、作業効率もあがると期待できます。

スキルや経験に左右されない応対の均質化

ヘルプデスク業務をおこなっている人は会社のどの部署にもいるかと思いますが、人が対応している為、担当者によりサポート内容のバラつきがあります。

人によって経験年数も違えばスキルの違いもありますし、そこは仕方のない事ですが、これでは作業効率は上がりません。

こういった問題点をチャットボットにまかせることで、作業効率アップのみならず応対品質の均質化にも繋げることができます。スキル・知識・経験の高い人材がヘルプデスク業務に工数を取られてしまうことを避けられる点もメリットです。

時間と場所の制約を受けないサービス提供

ヘルプデスク業務をチャットボットに任せることで、24時間365日問い合わせへの対応ができます。

様々なワークスタイルが定着しつつある現在、いつでも容易に問い合わせができる環境は従業員にとっても必要な条件と言えるので、大きなメリットになります。

Teamsと連携できるヘルプデスクにおすすめのチャットボット3選

ここからは、Teamsと連携できるヘルプデスクにおすすめのチャットボットを3つご紹介していきます。

InSite ヘルプデスク

InSite ヘルプデスクは、ディスカバリーズ株式会社が提供をしているサービスです。

チャットボットが問い合わせに自動回答をし、社内問い合わせ対応やヘルプデスク業務を効率化し、ユーザーの利便性向上をサポートしてくれます。

Microsoft 365・Office 365を既に導入済みの場合は、InSiteの申し込み後、最短15分で簡単構築ができ、SharePointのモダンUIに対応している為、スマホからでも快適に利用ができます。
InSite ヘルプデスク

SYNCPIT

SYNCPITは、エムオーテックス株式会社が提供をしているサービスです。

クラウド連携で情報システムや総務の業務を自動化し業務効率化をサポートします。1ユーザー100円/月~導入ができ、最短30分でボット稼働が可能となっています。

稼働後も社内の共通言語への変更や効果測定で改善しながらの運用ができる点も魅力となっています。
SYNCPIT

ObotAI 365Biz

ObotAI 365Bizは、株式会社ObotAIが提供しているサービスです。

Microsoft 365・Office 365の使い方について起こる社内からの質問に対してのサポート負担が大きいという声から開発されたサービスで、マニュアルから製品のアップデート対応まで、AI搭載のチャットボットが手厚くサポートをします。

豊富な多言語で使用ができるので、グルーバルな人材が多い企業でも安心して利用ができ、ヘルプデスク業務の負担軽減と業務効率向上の実現と更なる生産性の向上に繋げることができます。
ObotAI 365Biz

まとめ

チャットボットがヘルプデスク担当者に代わって社内の問い合わせに自動回答することで、毎日寄せられていたよくある質問からも解放され、ヘルプデスク業務を大幅に効率化することができます。

また、様々なワークスタイルが定着している現在では、全ての従業員が会社へ出社をして同じ時間帯で勤務することも減ってきているので、自分のタイミングで質問ができ、即座に回答がもらえることでストレスなく業務を進めることができます

弊社では、Teamsを含むMicrosoft 365・Office 365に特化した「ObotAI 365Biz」というサービスを提供しています。

多言語AIチャットボットが、Microsoft 365・Office 365に関わる日常的な問い合わせ対応や社内FAQ対応をきめ細かくサポートし、社内ポータルとの活用促進のお手伝いをいたします。

Microsoft 365・Office 365を既に導入していてお困りの方や、導入をしたいが従業員からの問い合わせ対応に不安を感じている方、ぜひ弊社にご相談ください。

ObotAI 365Biz
ObotAI 365Biz