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2021年12月14日

会議の議事録を自動作成して業務効率化を促進?!おすすめツール3選をご紹介!


2020年初頭、新型コロナウイルス感染症の蔓延により、政府からは「働き方改革」として、会社への出社を7割減にするよう呼びかけられました。

未曾有の事態となり、テレワークやオンライン会議が定着しましたが、慣れないオンライン会議に苦労している方も少なくありません。

特に、オンライン会議の議事録作成は、通信状況や周辺環境の騒音が影響してしまうため、会話を聞き逃さずメモを取る作業に、四苦八苦している方も多いのではないでしょうか?

緊急事態宣言も解除されて、通常の勤務形態に戻りつつありますが、便利なオンライン会議は、今後も継続していく企業が多いと言われています。

ここからは、オンライン会議の議事録作成を効率的に行える、おすすめツールをご紹介していきます。

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会議の議事録を作成する際におすすめのツール

会議の議事録を作成する際に、様々なオンラインツールを検討されるかと思いますが、種類が豊富であることから、ツール選びに迷われることもあるかと思います。

ここからは、オンライン会議で、議事録を作成する際におすすめのツールを3つ、ご紹介していきます。

Minutz(ミニッツ)


画像出典:Minutz(ミニッツ)/Web会議の音声をリアルタイムで自動翻訳!

Minutz(ミニッツ)は、100以上の言語をリアルタイム翻訳することができるので、多言語会議の意思疎通を、円滑にすることができます。

また、会議の中で、発話者の言語に応じて切り替えが可能なので、必要言語の議事録を作成することができます。

会話と同時に文字起こしされたデータは、クラウドに保管されるため、会話内容を検索できたり、テキストの編集や削除を簡単に行うことができます。

翻訳精度については、こちらの動画をご覧ください。

さらに、特定のアプリに依存しないため、アプリのインストールは不要となり、マイクから音声を拾うことができる環境であれば、簡単に利用することができます。

価格帯に関係なく、世界レベルのセキュリティで会話内容を暗号化し、保存しているため、機密情報の流出などを防ぐことが可能です。

トライアルプラン】1ヶ月10,000円
・ビジネスプランと同じ機能
・利用時間無制限
・5ID付与

ZMEETING

画像出典:ZMEETING

ZMEETINGは、オンライン会議の会話内容をリアルタイムでテキスト化して、重要な発言をAIが判断し、見逃さないように「フラグ」を立てることができます。

また、リアルタイムで自動作成されたテキストを、エディタ機能によって清書することができます。

さらに、繋ぎ言葉の「えっと」など、会話の中で入る不必要な言葉は、不要言語として自動で除去してくれる「フィラー除去」がついています。

対応言語は5言語ですが、費用が個別見積もりとなり、トライアル期間を設けていないため、契約前に不明点などを解決しておく必要があります。

AI GIJIROKU

画像出典:AI GIJIROKU(AI 議事録) 月額1500円で文字起こし 30カ国語を自動翻訳/オルツ

AI GIJIROKUは、国内で唯一「ZOOM」と連携しており、公式サイトの発表によると、音声認識精度が99.8%と高精度です。

また、30言語に対応しており、リアルタイム翻訳されたテキストを、AIが代わりに読み上げてくれるので、コミュニケーションが円滑になります。

会議の議事録はフォーマットを作成せずに効率化できる?

議事録の作成は、要点をまとめながら、正確にメモする必要があるので、長い会議になると、集中力が問われます。

また、議事録を作成する際には、会議の趣旨や全体像を予め把握しておかないと、要点がずれてしまうため、正確性に欠けてしまう可能性があります。

議事録の作成には時間を要するので、残業が発生しやすく、さらに、多言語が飛び交うグローバルな会議は、翻訳も必要になるため、作成工程が増えてしまいます。

予め指定されたフォーマットへの入力であれば、簡単に作成できるのではないかと思われがちですが、返って難しくなることもあるのです。

そこで、オンライン会議を行うツールに、議事録の自動作成機能がついていると、会話をテキスト化できるため、効率良く作成することができます。

自動作成によって、議事録の提出期間を短縮できたり、会議に集中することができるので、業務の効率化を促進します。

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議事録の作成を効率化するためにツールを導入するメリット

議事録の作成を効率よく行うために、ツールの導入を検討する企業も少なくありませんが、実際にどのようなメリットがあるのか、理解できていない部分もあるかと思います。

ここからは、議事録の作成を効率化するために、ツールを導入するメリットについて、ご紹介していきます。

時短で作成できる

ツールを導入することによって、オンライン上で行われる会話を「文字起こし」できるので、パソコンへ直接入力するよりも、正確さと早さを求めることができます。

リアルタイム文字起こしができると、テキストを入力する必要がなく、録音して確認する手間も省けます。

また、会話の内容をその場で共有することができるので、会議に参加していないスタッフも、議事録の完成前に、会話内容を確認することができます。

ツールによっては、発話者ごとに時系列で会話を見ることができたり、会話内容を編集することができるので、作業工程を短縮することができます。

負担が軽減できる

議事録の作成が自動化されることにより、本来の業務に負担がかかりにくくなるため、本業に集中することができます。

人とAIで分業することによって、人が行わなければならない業務に、集中することができるので、作業効率が良くなり、生産性を上げることができます。

生産性の向上は、会社の業績に関わるため、人の作業負担が減ることによって、会社全体の売り上げを上げることも可能です。

多言語会議への対応ができる

今までは、多言語が飛び交う会議に通訳者を入れたり、完成した日本語の議事録を翻訳することで、会議の内容を把握していました。

しかしながら、リアルタイム翻訳ができると、画面上に翻訳したテキストが表示されるため、会話内容をその場で理解することができます。

さらに、タイムラグがないため、会議中に不明点や疑問点を見つけることができるので、その場で解決することができます。リアルタイム翻訳によって、会議の時間を有意義に過ごすことができるので、業務効率化を促進することができます。

議事録の作成を効率化するためにツールを導入するデメリット

ここまでは、議事録の作成を効率的に行うことができる、ツールの「メリット」についてご紹介してきました。ここからは、ツールを導入することで生じる「デメリット」について、ご紹介していきます。

周辺環境に左右されやすい

発話者の声が小さい場合や、周辺環境が騒がしい場合、音声をしっかり聞き取ることができないため、文字起こしの精度が低下します。

また、新型コロナウイルス感染症の対策として、マスクをして会議を行うと、声がこもってしまい、声を拾うことができない場合もあります。

しかしながら、会議を行う際は、静かな場所を選んだり、イヤホンを着けることにより、音声が拾いやすくなるので、文字起こしの精度を上げることができます。

また、発話者以外は同時に話さないようにしたり、会話の速度を工夫することで、聞きづらさを軽減することができます。

完璧を求められない

複数の人が同時に話したり、電波状況による精度の低さなど、避けることができない事象に対しては、人の手を加える必要があるため、全てツール任せにすることはできません。

最終的には、人の目で議事録の内容を確認する必要があり、加筆や修正が不要となる作成は困難です。しかしながら、議事録を一から作成する必要がないため、作業効率が上がり、時短になることは間違いないと言われています。

ツールを導入することで、残業を減らすことができたり、修正作業は編集で行えるため、フォーマットを新規で作成する必要がありません。

導入費用がかかる

ツールは無料から有料までありますが、無料の場合、精度の低さやセキュリティ面での脆弱性が目立ちます。特に、会議の内容は、機密情報も行き交うため、セキュリティ面がしっかりしていないと、企業トラブルの原因にもなります。

一方で、有料版は費用が発生しますが、データを暗号化して保存していたり、バックアップ機能やデータの保管期間が無制限になったりします。

そのため、外部からの攻撃によって生じる、情報漏洩などを避けることができるため、安心して利用することができます。

まとめ

オンライン会議の内容をリアルタイム翻訳し、テキスト化できることによって、議事録の作成を一から行う必要がなくなるため、業務を効率的に行うことができます。

近頃は、安価な料金プランを設けている企業も多いため、選択の幅を広げることも可能です。

安価なプランが登場することで、グローバル企業や大企業だけではなく、これからグローバル展開を考えている中小企業や、学生なども手軽に利用しやすくなります。

しかしながら、初期費用が発生するツールも存在するため、導入前にトライアル期間の有無や、初期費用の確認をする必要があります。

自動翻訳サービス「Minutz」は、ビジネスプラン(利用時間無制限)を1ヶ月10,000円で、トライアルすることが可能です。

【機能紹介動画】

Minutz」に関して、ご不明点・ご相談ごとがございましたら、オンライン上でご説明させていただく機会を設けておりますので、ぜひお気軽に下記よりご予約ください。
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