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2021/7/21

チャットボットがOffice365(現Microsoft365)をサポート


新型コロナウイルス感染対策により、テレワークの普及と共に活躍しているのが、人工知能AIによる自動対応機能「チャットボット」です。

2020年初頭から「with コロナ時代」となり、働き方改革が行われ、業務効率化を図る企業は増えています。

業務効率化を促進するAIチャットボットは、繰り返される同様の質問に対して、自動で応答してくれるコミュニケーションツールです。

​​​​Office365(現:Microsoft365)は、Microsoft Officeの「Excel」「Word」「PowerPoint」などが入っているパッケージソフトで、自動保存されたりと便利なツールですが、機械操作が苦手な方にとっては、サポートが必要不可欠です。

ここからは、AIチャットボットを活用することで、効率的にサポートできるのかを解説していきます。

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Office365(現:Microsoft365)にユーザー向けチャットボットは存在する?

Office365(現:Microsoft365)のユーザーには、ビジネスプランを契約すると、電話とオンラインのサポートがついています。

しかしながら、社内ネットワークについてや、公開されているQ&A以外は、サポートの対象外なので、不便さを感じている人も少なくありません。

Microsoft社が提供しているクラウドサービスには、チャットボットを構築できる「​​Microsoft Azure」も存在しますが、Office365(現:Microsoft365)とは、切り離されたサービスです。

Microsoft Azureの疑問点は、問い合わせフォーム(コミュニティ)から回答を得られる仕様であり、ボットの回答については、契約者が構築していきます。

そのため、ボットの構築は、専門部署や担当者がいない限り、業務効率化を期待するのが難しいため、利用されていないのが現状です。

現在、Office365(現:Microsoft365)を使用するにあたり、ユーザー向けの公式サポートボットは存在していません。

ただし、サードパーティーには、ユーザー向けのサポートチャットボットが多数存在しています。

以下のチャットボットサンプルを実際に操作いただけます。
メッセージを送信したり、ボタンをクリックしてみてください

Office365のFAQで活躍するチャットボットの特徴

ここからは、Microsoft365を活用する上で、業務の効率化を促進する「チャットボット」の特徴を解説します。
関連記事:​​​​​​自治体でチャットボットの活用が加速!【導入事例とおすすめのITツールを解説】

24時間365日稼働

チャットボットは、人工知能AIが人に代わって回答を行うため、24時間365日質問の対応をすることが可能です。

また、質問に適した回答を事前に登録しているため、対応に時間を要さないことが特徴です。

情報システム部に対する負担の軽減

情報システム部は、専門分野に特化した部署であるにも関わらず、単純な質問への対応に追われてしまい、非効率な業務になりがちです。

そこで、繰り返される質問などを自動回答することで、複雑な業務に対して手を止めることなく、集中して取り組むことができます。

多言語への対応

近年、グローバル企業のみならず、中小企業でも外国人を積極的に雇用する企業が増えてきています。

チャットボットは、従業員の多国籍化による「社内知識」の差を防ぐため、今後さらに注目されると言われています。

テレワーク時の疑問を解決

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、働き方改革が行われ、テレワークを導入・継続する企業が増えました。

欧米では、感染拡大前からテレワークを主流にしていましたが、日本やアジア諸国では、グローバル展開している極一部の企業しか取り入れていませんでした。

しかし、テレワークが普及したことで、オンライン上でのやりとりが中心になり、同僚に疑問点を聞きにくくなりました。

チャットボットは、場所を問わず「わからない」を解決できるため、安心して仕事ができるツールとも言えます。

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Office365(現:Microsoft365)が抱える問題とチャットボットで出来る解決

Office365は、業務を効率よく行う上で必要不可欠ですが、機械操作が苦手な方にとっては、機能を活用できずに拒否反応を起こしてしまいます。

ここからは、Office365が抱える問題に、チャットボットが解決できるサポートについて解説していきます。

多種多様なアップデートへの対応

頻繁にアップデートが行われることでお馴染みのOffice365ですが、多機能であるが故に、アップデートで不具合が発生することが多いです。

不具合については、有識者でないと解決できないこともあるため、自力で解決するのは困難な時もあります。

一方、アップデートの際に発生する不具合は、パターン化されていることも多く、稀なケースを除き自動回答が可能になります。

そのため、複雑なアップデートに対する不安も解決できるため、手軽に質問できるチャットボットの存在は重要です。

多機能操作への疑問点

Office365は、機能が多いため、従業員が「使いこなせない」という問題に直面している企業も少なくありません。

機能を有効活用するためには、疑問点を手軽に聞ける環境作りが重要であり、業務効率化を促進する鍵となります。

ウイルス感染時の対処法

新型コロナウイルス感染症対策の一つに、テレワークと並行して「フレックスタイム制」を導入する企業が増えました。

そのため、コアタイム以外で重要な問題が発生してしまった場合は、対処法を即座に聞くことができません。

そこで、人の稼働に左右されない「チャットボット」は、即座に対応が可能になり、わからない不安から解放してくれます。

office365に対するサポートでチャットボットが難しいこと

人が全ての質問に対して、即座に回答できないことと同じように、人工知能を用いたチャットボットも、全ての質問に対してサポートができるとは限りません。

ここからは、AIチャットボットの特性を解説していきます。

回答データのない質問への回答

チャットボットの運用で、一番重要と言われているのが、質問に対する回答(データ)作りです。

質疑応答は、一つ一つ人が手入力していくため、的外れな回答になることは少ないですが、回答(データ)が登録されていない質問に対しては、正しい返答ができません。

一方、偽りの回答へ導くこともないため、誤解を招くような回答のトラブルが発生しないところは、チャットボットの強みでもあります。

状況に応じた柔軟な対応

質問に対する回答は、人が用意していますが、その時の状況や心情を汲み取った回答を、一人一人に行うことはできません。

一方、回答時間やコストをかけずに、24時間365日対応ができる柔軟さも兼ね備えています。

同時に複数の質問

チャットボットは、ユーザーの質問に対して、一つずつ回答していくため、複数の質問を同時に回答することはできません。

そのため、一つの回答に辿り着いた後に、改めて一から次の質問を行う必要があり、二度手間と感じられてしまうこともあります。

しかしながら、一つ一つの回答に対して、多忙な人よりも丁寧な回答が返ってくるという利点もあります。

Office365のサポートを目指すチャットボット

「ObotAI 365Biz」は、新型コロナウイルス感染症のFAQや、ワクチン接種の問い合わせで培った「株式会社 ObotAI」のサポート力、そして、マイクロソフト ジャパン パートナー オブ ザ イヤー2021で、Educationアワードを受賞した「株式会社ピーエスシー」の革新的なソリューション力によって誕生しました。

Office365のアップデートに対しては、最新の更新情報をカバーし、500以上の質問に最適な答えを選定して解決していきます。

Office365に対する質問は、AIチャットボットが行うことで、生産性の向上を実感できるサポート力になると見込んでいます。

まとめ

機能が豊富だからこそ、機械が苦手な人にとっては複雑に感じてしまい、ソフトの問い合わせは後を経ちません。

チャットボットを導入することで、時間や場所に関係なく、即座に回答を得ることができて、効率よく業務が行えることがわかりました。

Office365に対する、社員の活用レベルに差があることで悩まれている際には、ぜひチャットボットの活用をご検討ください。

随時、オンライン相談を行っているため、導入をご検討されている際には、下記よりご予約ください。
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