ワークスタイルは、時代や社会情勢によって変化していき、その変化に対応できるかが、今後の企業成長を左右します。
また、組織の改革には課題がつきもので、新しい習慣を根付かせることは、なかなか難しいものです。
コロナパンデミックの渦中にいる人々は、従来の考え方を改めなければならなくなり「普通」という価値観も国全体で変化しました。
ここからは、コロナ禍の収束や、働き方改革を促進する「オンライン会議」について、ご紹介していきます。
デメリットが知りたくなるオンライン会議とは？
オンライン会議は、アプリやブラウザを活用することにより、オンライン上で複数人が顔を合わせて、会議を行うことができるシステムです。
コロナ禍の収束に向けて「３密の回避」は、切り離せない課題となり、会議のあり方を考え直さなければなりません。
アメリカでは、リーマンショックを契機にテレワークが普及し始め、オンライン会議なども普及率が高いことで知られています。
アメリカの働き方は効率重視なので、業務に支障がなければ、テレワークやオンライン会議を積極的に活用し、無駄な残業はせずに、余暇を有実させる傾向があります。
コロナ禍を機に、少しずつではありますが、日本でもオンライン会議が定着しつつあり、感染状況に関わらず、継続していきたいという声が増えています。
オンライン会議は、容易に国境を越えることができるので、グローバル化を目指す上で重要性が増しています。
Minutz（ミニッツ）は、１００以上の言語をリアルタイム翻訳することができるので、多言語会議の意思疎通を、円滑にすることができます。
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関連記事:Web会議で活躍する翻訳ツールの選び方とおすすめをご紹介！
オンライン会議のデメリット
オンライン会議は、対面ではないことから、気をつけなければならない点も多く、あまり好まない企業も少なくありません。
ここからは、オンライン会議を導入する際に感じやすい「デメリット」について、ご紹介していきます。
声や表情をはっきり認識できない
オンライン会議は、参加者の雰囲気や表情が掴みきれないため、細かなニュアンスが伝わりにくい傾向があります。
また、理解度を確認しながら進行する必要があったり、誰に向けて話しているのかが分かりにくいため、話の流れを理解していなければなりません。
さらに、オンライン上で会議を行っていることから、通信状況に左右されやすく、デバイス側の不具合などにより、声や表情をしっかり認識できないこともあります。
しかしながら、イヤホンやヘッドフォンを活用したり、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、ストレスを感じずに活用できます。
大人数での会議ができない
システムによって、同時に接続可能な人数は異なりますが、１対１の個別会議から複数人が参加する、大規模な会議を可能にします。
一方、アクセスが集中することで、音声が途切れてしまったり、参加者同士が近くにいると、ノイズ音が発生することもあります。
また、翻訳機能を導入している場合は、複数人の声を順番に拾い上げてから翻訳するため、多少のタイムラグが生じます。
しかしながら、密集を避けた会議を可能にしたり、大きな会場を予約する必要がないため、コストを削減した会議を行えます。
システム導入費がかかる
オンライン会議のイニシャルコスト（初期費用）やランニングコスト（維持費）は、付属している機能や精度によって異なります。
特に、イニシャルコストや利用時間・セキュリティ面は、システム選びで重要となり、価格競争のポイントにもなります。
近年、オンライン会議が普及してきたこともあり、自動翻訳や議事録の作成ができるシステムも登場しています。
また、中小企業でも使えるように、1ヶ月2,000円ほどから使える、安価なプランを設けている企業も多く、導入へのハードルは下がってきています。
オンライン会議のメリット
ここまでは、オンライン会議を導入する際に嫌悪感を抱かれやすい「デメリット」についてご紹介してきました。
ここからは、オンライン会議を導入することで感じる「メリット」について、ご紹介していきます。
事前準備を最小限に抑えられる
オンライン会議では、大量の資料をコピーしたり、会議室や会場の手配が不要になるため、事前準備に対する業務量を抑えることができます。
また、画面共有をすることで、資料を見せながら会議が行えるため、対面会議と同等の質を保ちながら、コストを抑えた会議を実現します。
場所を問わない
会議室がオンライン上になるので、移動を必要とせず、どこからでも参加することができるため、効率よく業務を行うことができます。
また、会社に出社せず、会議に参加できることから、子育て世代や介護世代に対して、多様で柔軟な働き方を実現します。
企業側が「ワークライフバランス」を推進することで、有能な人材を確保し、仕事と家庭の両立を応援することができます。
さらに、オンライン会議は、スケジュール調整も簡単なので、参加者を集めやすく、意思決定などを円滑に行うことができます。
コストの削減
会議に参加するための交通費や、資料を配布するために必要な消耗品費は、オンライン会議では不要になるので、必要経費を抑えることができます。
また、会場の使用料は、土地や大きさによって異なるため、都市部の大きな会場を使用する際には、コストが高くなりがちです。
そこで、会議室をオンラインにシフトすることで、コストを最小限に抑えることができます。
新型コロナウイルス感染症が拡大する前は、お昼を挟む会議には、お弁当の支給もありましたが、オンラインになると個々で食事をするため、昼食代も削減できます。
会議におすすめの機能
業務効率化を促進するオンライン会議は、オンライン上で会議ができる利便性のみならず、様々な機能が搭載されています。
ここからは、オンライン会議の質を向上させる、おすすめの機能についてご紹介していきます。
画面録画/共有
画面録画ができると、諸事情により会議へ参加できなくても、都合の良いタイミングで会議を見ることができます。
時短勤務しているパパやママは、遅い時間帯や急な会議には出席できないことが多く、家庭と仕事の両立に葛藤しています。
そこで、画面録画ができることにより「知らないこと」への不安な気持ちをなくすことができます。
画面録画は、家庭と仕事「二足の草鞋を履いた生活」に対して、負担やストレスを軽減することができるため、パパやママの仕事をサポートする大切な機能です。
さらに、画面共有ができることで、資料に対する説明も円滑に進み、思い違いなどのトラブルを避けることができます。
紙の資料を用いて説明するよりも、ファイルをダウンロードして説明する方が、色味など繊細な部分をリアルに近い形で見せることができます。
議事録の作成
議事録の作成は、会議の内容を後ほど確認するために必要であり、とても重要な業務です。
しかしながら、議事録を作成する人件費や、業務効率化を促進する上では、人が作成するよりも、会議中に自動で作成される方が効率的です。
オンライン会議を導入している企業のほとんどが、利便性の高い「議事録の作成」を希望しており、オンライン会議と議事録がセットになっているシステムを探しています。
作成された議事録は、クラウド上で管理されるため確認しやすく、データとして残るので、書類が山積みになることもありません。
リアルタイム翻訳
リアルタイム翻訳は、多言語で行われる会議を自動的に翻訳して、即座に文字起こしをする機能です。
今までは、会議に翻訳者が同行したりしていましたが、リアルタイム翻訳を導入することで、必要なメンバーだけを集めた会議を行うことができます。
まとめ
オンライン会議は、業務効率化を促進するだけではなく、多様な働き方を推進するために、必要なシステムであることがわかりました。
また、翻訳や議事録の作成など、人件費を必要としていた部分は、機能で賄うことができるため、コストを削減することが可能になります。
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