「Microsoft365」という言葉は聞いた事があるけれど、どのような機能があって、何ができるのかまではわからない、という方は多いのではないでしょうか？
本記事では、Microsoft365ができること、使用するメリットについて解説していきます。
導入をお考えの方は、活用イメージを掴むためにお役立てください。
Microsoft365ができること
永続ライセンス版のOfficeと比べて、サブスクリプション版のMicrosoft365は「できること」が色々とあります。
ここでは、ユーザーにとって利便性の高い4つの機能について解説していきます。
関連記事：Microsoft 365とOffice 365の違いを徹底比較！
複数端末にOfficeソフトをインストールすることができる
Microsoft365の場合、ユーザー1人あたり5台までの端末（Windows PCまたはMac）にインストールすることができます。
OSやデバイスに制限が無いので、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用することができ、自由に活用できるのが特徴です。
Microsoft365のプラン表
ちなみに、永続ライセンス版のOfficeの場合は、使用しているパソコンがWindowsまたはMacなのかによって専用のソフトを購入する必要があり、ユーザー1人あたり2台の端末にインストールすることができます。※Office Personal 2021 Windows PC用永続ライセンスを参考
最新のOfficeソフトが利用できる
Microsoft365は、契約後インターネットからダウンロードをして使用します。
その為、契約期間中であれば、アップデートされた最新バージョンのものを使うことができ、セキュリティトラブル等が見つかった場合にも、即時対応することができます。
永続ライセンス版のOfficeの場合は、アップグレードオプションが無く、サポートが終了している際には、セキュリティリスクがあるので「買い替え」が必要となり、出費も発生します。
長期的に利用する場合には、サブスクリプション型のMicrosoft365を使用する方が、総合的に見ておすすめです。
Officeソフト拡張機能が使える
Microsoft365では、多くのアプリケーションやストレージを利用することができます。
Word・Excel・PowerPoint・Outlookなど、仕事で使用する基本的なものは揃っており、プランによって利用ができるものは異なりますが、以下のようなアプリケーションが使え、仕事に活用することができます。
Microsoft Teams
連携作業を効率的に進めるためのチャットや通話ができる機能。
OneDrive for Business
ドキュメントや写真などの様々なデータファイルを、オンライン上で保存できるストレージサービス機能。ユーザーごとに、1TBのストレージが用意されています。
SharePoint Online
チームや部門ごとにポータルサイトを開設することができ、ファイルや情報の共有・管理ができる機能。その他、ワークフロー管理やコンテンツ管理の機能もあります。
関連記事：【Microsoft365】SharePointの使い方を徹底解説！
Exchange Online
Microsoftが提供するメールの受送信サービスで、メールサービス以外にも、アドレス帳管理やスケジュール管理も行えます。
Forms
入力フォームを簡単に作成できる機能。直感的に作成ができ、TeamsでFormsのbotを呼び出し、アンケートなどの回答を求めるフォームを作ることもできます。
Planner
チームのタスク管理ができる機能。Plannerで作成したタスクをユーザーに割り振りすることができ、自動的に該当ユーザーのTodoに表示することができるので、効率的にタスク管理ができます。
OneNote
パソコンやタブレットなど、様々な端末で簡単にメモなどができるデジタルノート機能。TeamsにはOneNoteをタブに貼り付けられる機能があり、SharePointにはノートブックというリンクがあったりと、多様に利用することができます。
ファイルの共有・管理が簡単にできる
Microsoft365では、複数人でのファイルの共有が簡単にできる「共同編集機能」があり、誰かが編集した部分もリアルタイムで反映されるので、同時に作業ができるのが特徴です。
また、必要に応じてアクセス許可の設定も行えるので、自分以外の人が編集できないように「閲覧のみ」の設定や、情報漏洩などのトラブル防止に、許可されたユーザー以外は閲覧できないようにしたりと、細かな設定も可能となります。
仕事に活用できることが多いMicrosoft365の導入メリット
Microsoft365には、「簡単に使える情報共有ツール」が豊富にあり、ユーザーがどこにいてもコンテンツの共同編集や情報共有ができます。
そして、自社のニーズに応じて、どのような機能を使用したいか決めることもでき、ユーザーにとって効率よく業務を行える機能が備わっています。
ここでは、仕事に活用できることが多いMicrosoft365の導入メリットについて解説していきます。
初期費用や管理コストを抑えられる
Microsoft365はクラウドサービスなので、サーバーの設置や管理の必要がなく、初期投資が不要となります。
また、ユーザー数に応じた契約ができるので、小規模の会社の場合であれば、高機能のサービスを最小限のコストで導入することが可能となります。
Microsoft365では、クラウドストレージが用意されているので、上手く利用をすればファイルサーバーも不要となり、更なるコストダウンにもなります。
このクラウドストレージは、問題が生じた場合でも、何時間か前の状態に復帰させるという条件が提示されているので、毎日バックアップを取るという手間も少なくできます。
常に最新の状態で利用ができる
前項でも述べたように、Microsoft365はクラウドサービスとなっているので、新機能があれば自動的に追加され、常に最新のバージョンで利用することができます。
永続ライセンス版のOfficeと違い、サポート期限切れによるセキュリティ面の不安もなく、利用したい機能やサービスを取捨選択できるので、様々なワークスタイルに適用できる点もメリットと言えます。
選べる豊富なプラン
Microsoft365には大きく分けて、家庭向け（個人向け）・一般法人・大企業向けの3つのプランが用意されています。
参考：Microsoft公式ページ
家庭向け（個人向け）プラン
家庭向け（個人向け）のプランは、「Microsoft 365 Personal」と「Microsoft 365 Family」の2つのプランがあります。
「Microsoft 365 Personal」は、1人で利用する方に最適なプランとなっており、家族や複数人（最大6人まで）で利用する場合には「Microsoft 365 Family」のプランがおすすめです。
「Microsoft 365 Family」のプランでは、デバイスの使用時間制限や子供が安全にネットを利用できるよう、Webサイトやゲームにフィルターをかけることができます。
一般法人向けプラン
一般法人向けのプランは、「Microsoft 365 Business Basic」・「Microsoft 365 Apps for business」・「Microsoft 365 Business Standard」・「Microsoft 365 Business Premium」の4つがあり、5人〜300人規模の企業におすすめです。
Microsoft 365 Business Basic
一般法人向けのプランの中で一番シンプルなものです。仕事でよく使うWord・Excel・PowerPointなどの基本的なOfficeアプリが利用でき、1TBのOneDriveクラウドストレージの利用も可能です。
1つ難点を挙げると、このプランはデスクトップアプリ版が利用できなく、Webアプリ版のみの利用が可能となっているので、ご注意ください。
Microsoft 365 Apps for business
Microsoft 365 Apps for businessは、Officeアプリを利用するのに特化したプランです。
しかし、SharePointやTeamsの機能は含まれていないので、テレワークの環境を整える為に導入を検討している方は、次にご紹介する「Microsoft 365 Business Standard」にするか、料金としては割高になりますが、Microsoft 365 Apps for businessとTeamsを単体で契約する必要があります。
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Standardは、Web版のみならずデスクトップ版のOfficeアプリも利用ができるので、IT環境の整備やテレワークへの移行を検討している企業におすすめのプランです。
基本的なOfficeアプリに加え、SharePoint OnlineやMicrosoft Teams、セキュリティコンプライアンス、電話またはWebによるサポート、ビジネスの運営と管理の機能も備わっています。
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premiumは、BasicやStandardの機能に加えて、高度なセキュリティ機能（条件付きアクセス機能やOfficeモバイルアプリ用のアプリ保護など）が利用できます。
強固なセキュリティ体制が必要な業種や、テレワークを導入に伴うセキュリティ強化をお考えの企業におすすめです。
大企業向けプラン
大企業向けプランは、「Microsoft 365 E3」・「Microsoft 365 E5」・「Microsoft 365 F3」の3つがあり、300人以上の企業におすすめです。
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E3は、最上位プランであるE5よりも安く、一般法人向けのBusinessプランよりもセキュリティ面などの機能が充実しています。
利用ユーザー数も無制限となっており、Microsoft365に含まれている機能がほぼ含まれているので、包括的に利用をしたい企業におすすめです。
また、Microsoft 365 E3は企業規模に関係なく、1ライセンスから契約することができるので、300人以下の中小企業でも活用することが可能です。
Microsoft 365 E5
Microsoft 365 E5は、Microsoft365の中で最上位のプランとなり、Microsoft 365の全ての機能が使える他、AIを用いた高度なセキュリティ保護などが必要な企業におすすめです。
Microsoft 365 E3と同様に、企業規模に関係なく、1ライセンスから契約することが可能です。
Microsoft 365 F3
Microsoft 365 F3は、どちらかと言えば「現場担当者向け」のプランで、一部の機能が制限されており、他のプランよりも安く利用ができます。
例えば、デスクトップ版Officeが利用できないので、接客業やサービス業などの現場担当者が生産性向上を図り、情報の保護環境+安全にOfficeアプリを利用したいという企業におすすめです。
【導入前にできること】Microsoft365を使いこなすためのポイント
Microsoft365の導入を考えている方は、「利用イメージを明確に決めておく」と「自社に最適なプランの確認」という点を導入前に確認してみてください。
利用イメージを明確に決めておく
Microsoft365は、チャットやオンライン上でのビデオ通話、ファイル共有などの業務を効率的に行える便利なアプリケーションがクラウド上に一か所にまとめられています。
多くの機能が備わっているので、どの機能が自社の生産性向上につなげられるのか、導入前にしっかりと考えておくことで、既存業務をより効率化することが可能となります。
自社に最適なプランの確認
法人プランだけでもいくつかあるので、利用用途にあったものを選ぶことで、コスト削減につなげることができます。
サポートサービスの検討
導入後、各種設定や運用方法についての疑問や悩みは出てくると思います。しっかりと対応できるのか不安と思う方には、サポートサービスの検討もおすすめです。
当社では、「ObotAI 365Biz」というAIチャットボットによる、Microsoft365ユーザーサポートを提供しています。
AIが最適な答えを選定し、Microsoft365の社内の活用レベルを標準化いたします。
▼ObotAI 365Bizサンプル▼
※実際に操作いただくことが可能です。
メッセージを入力したり、ボタンをクリックして試してみてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？Microsoft365は、オフィス内やリモートワークなど、どのような場所でも効率的に仕事ができる環境を提供してくれるサービスです。
Microsoft365で利用ができる機能は、誰もが効率良く作業ができるように設計されており、それぞれを連携することで、更に効率性がアップします。
そして、利用したい機能やサービスを選択できるという点も、様々なワークスタイルがある現代社会に適したものなのではないでしょうか。
当社では、Microsoft365の使い方など、社内で発生する様々な悩みをAIチャットボットが瞬時に解決する「ObotAI 365Biz」というサービスを提供しています。
Microsoft365の導入を検討されている方、導入をしているけど有効活用できていないとお悩みの方、ObotAI 365Bizがサポートをし、皆様の業務効率化を促進いたします。
気になる方は、一度お問い合わせフォームよりご連絡ください。
