「議事録」は、会社の具体的な動向や決定を記録するビジネスにおける重要な資産です。
しかし、議事録の作成は複雑な作業であり、効率化が求められています。
それに対する解決策として、近年注目を集めている「ChatGPT」があります。
これは優れた文章生成や質問への回答などの機能を持つツールで、議事録作成の課題に対する新たな可能性を示しています。
本記事では、ChatGPTを活用した議事録作成ツールについて詳しく解説します。
ChatgGPTで議事録作成はどこまでできるのか
2023年、AI技術の進化が目覚ましい中、議事録作成に革命をもたらすChatGPTの能力に注目が集まっています。
では、実際にChatGPTを活用することで、従来の方法と何が異なるのでしょうか。
ここでは、ChatGPTの議事録作成におけるポテンシャルについて解説します。
文章の要約
ChatGPTの特徴の一つが、長文の文章を短く要約する能力です。
特にビジネスの現場で時間を取られがちな議事録の読み返しを、効率的に行いたいときに役立ちます。
この要約機能により、情報量の多い議事録を短時間で理解することが可能になります。
最新のAI技術を採用したChatGPTは、話し言葉や口語的な表現や非形式的な会話でも、その文脈を理解し、的確な要約を提供することが可能です。
これにより、業務の生産性向上はもちろん、議事録の中の重要なポイントを見逃さずに済むメリットも生まれます。
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キーポイントの抽出
ChatGPTは、文章の中の重要な情報や意見、提案を自動で抽出することができます。
例えば、会議での重要な決定事項や新たな提案、それに関連するディスカッションのポイントなどを、後で確認する際にすぐに理解できるように整理します。
この機能は、報告書の作成や会議のまとめ、フィードバックを行う際に大いに役立ちます。
よくある質問（FAQ）の作成
通常、会議やセミナーの後には参加者から多くの質問が寄せられます。
ChatGPTの活用により、議事録の内容を基にしたFAQを自動生成することが可能となります。
特に、頻繁に出てくる質問や注目される内容を基に、質問とその回答を組み合わせてFAQを作成することができます。
これにより、参加者や関係者への情報提供や問い合わせへの対応が効率化され、スムーズなコミュニケーションが実現します。
ChatGPTを搭載した議事録作成ツールとは
近年、AI技術の進歩により、議事録作成のプロセスも大きな変革を遂げています。
特に注目すべきは、ChatGPTを活用した議事録作成ツールの登場です。
このツールは、会議中の音声をリアルタイムでテキストに変換し、その内容を整理・要約することで、短時間で高品質な議事録を作成することが可能です。
業務効率化を目指す現代のビジネスシーンにおいて、このツールはどのような価値を提供しているのでしょうか。
ここでは、その魅力と機能について詳しく解説していきます。
議事録作成の課題と現状
近年、多くの企業が会議の効率化を目指し、様々な手法を導入しています。
しかし、会議後の議事録作成は多くの担当者にとって一つの負担であり、音声データからの文字起こしや内容の整理、要点の抽出など、時間と労力が必要となります。
さらに、人による記述の差異や情報の漏れが生じることもあります。
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が、全国のビジネスパーソンを対象にした調査「議事録／発言録の作成業務」における調査結果によると、議事録／発言録の作成にかかる時間は、1週間あたり平均6.13時間あり、年間では319.6時間（6.13時間×年間週数52.14）となります。
また、オンライン会議の増加により議事録作成の負担は大きく、67％の人が「議事録／発言録の作成に負担を感じている」と回答しています。
画像出典：ビジネスパーソンは平均約320時間/年も議事録作成に費やしている！議事録の作成業務における現場の負担とDXの浸透を調査（キャノンマーケティングジャパン株式会社）
このような現状を背景に、テクノロジーを活用した新しい方法が求められています。
ChatGPTを搭載した議事録作成の重要性
ChatGPTを活用した議事録作成ツールは、先に挙げた問題の解決策として注目を集めています。ChatGPTのAI技術は、人間の会話を理解し、その内容を即座にテキスト化する能力を有しています。
この技術を利用することで、議事録の作成時間を大幅に短縮し、一貫した品質の文書を生成することが可能となります。
特に、迅速な意思決定や情報共有が必要とされるビジネスシーンにおいて、このツールは企業の競争力を高める重要な武器となり得ます。
ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの機能とは
ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、従来の方法とは一線を画す多彩な機能を持っています。
ここでは、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの主な機能（詳細な機能はツールによって異なります）、それらの機能が日常の業務や会議の場にどのような変革をもたらすのか、詳しく解説します。
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自動文字起こし
近年、AI技術の進化に伴い、「自動文字起こし」の精度が大幅に向上しています。
特に、ChatGPTの技術を採用したツールは、従来の音声認識技術を大きく上回る精度を持ち、会議中の発言や録音データをリアルタイムでほぼ実際の会話内容に近い文章に変換します。
この機能により、会議中の重要なポイントや発言を逃さず、全ての内容をテキストとして記録することが可能です。
特に、多人数が参加する会議や講演での利用において、その効果を大いに実感できます。
従来の手作業による文字起こしと比較して、時間やコストを大幅に節約できるため、現代のビジネスシーンにおいて、業務効率の向上や作業の簡素化を実現できます。
外国語への自動翻訳
現代はグローバル化が進行中で、多言語による会議や議論が日常的に行われています。ChatGPTを搭載した議事録ツールの多くは、作成された議事録を即座に外国語に翻訳する機能を備えています。
その翻訳精度は高く、国際的なビジネスシーンでの情報共有を容易にします。これにより、外部との連携や海外企業との協業時に活用でき、業務のスムーズな進行をサポートします。
タスク管理機能
会議の終わりには、具体的なアクションやタスクが多くの場合明確になります。
ChatGPTを活用した議事録作成ツールは、議事録中のタスクやアクションアイテムを自動で検出し、タスク管理機能に直接登録することが可能です。
このシステムにより、会議後のフォローアップが格段に簡単になり、業務の漏れやミスを大幅に減らすことができます。
また、ツールによっては異なりますが、タスクの進捗管理や担当者の指定、期日の設定など、詳細な管理も可能となり、全体の業務効率化を実現できます。
ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの効果（メリット）
技術の進歩は、業務の品質と効率を大幅に向上させる要素となります。特に、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、会議運営や情報共有の効率化に大きな貢献をしています。
ここでは、このような議事録ツールがもたらす効果について詳しく説明します。
議事録作成の効率化
議事録は、会議の内容を正確に記録し、後日確認するための重要な文書です。しかし、手作業による議事録作成は、時間がかかるだけでなく、記録の漏れや誤解を生じる可能性があります。
ChatGPTを搭載した議事録ツールを利用することで、会議中の発言をリアルタイムでテキストに変換し、その場での修正や補足が容易になります。
これにより、後日の再確認や修正作業を大幅に減らすことができ、業務の効率化を実現します。
情報共有の迅速化
ChatGPTと連携した議事録作成ツールを活用することで、従来よりも質の高い議事録が作成でき、迅速な情報共有をサポートすることが可能です。
議事録を作成する目的の1つに、会議に参加できなかった人への情報共有が挙げられますが、この情報共有が遅くなると、業務への支障が出る場合もあります。
ChatGPT連携の議事録作成ツールの場合、ChatGPTの自然言語処理能力を活かし、会議の内容から行動項目を抽出して、具体的なタスクなど重要な情報をわかりやすく記録し、スピーディな情報共有が可能となります。
発言者と発言内容の把握が容易にできる
従来の議事録作成方法では、発言者の特定や内容の再確認が難しかったのですが、ChatGPTを搭載した議事録ツールを使用すると、発言者の名前とその内容を一元的に管理できます。
これにより、後から誰が何を言ったのかを即座に確認でき、議事録の質を大幅に向上させることが可能になります。
特に、多人数が参加する会議や重要な決定事項が話し合われる場面での利用は、情報の把握と共有に大きな効果を発揮します。
ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの注意点（デメリット）
ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、多くの利点を持つ一方で、いくつかの注意点や欠点も存在します。
例えば、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの音声認識は精度が高くなってはいますが、正しくテキスト化されない部分も発生します。
そのため、確認と手作業による修正が必要となる場合があります。
また、高性能なAI議事録作成ツールを導入したとしても、雑音が多い場合は発言者の声を正確にテキスト変換することが難しいことがあります。
導入前には無料トライアルなどを活用し、実際の会議環境やWeb会議で問題なく使用できるか確認が必要です。これらのポイントを理解し、適切にツールを利用することで、潜在的なリスクを回避し、より効果的に活用できます。
【3つのポイント】ChatGPTを搭載した議事録ツールの選び方
議事録作成ツールの中でも、ChatGPTを搭載したものはその高い機能性で注目を浴びています。
しかし、すべてのツールが同じ品質や性能を持つわけではなく、ツール選びに失敗すると、逆に業務の効率が低下してしまう可能性もあります。
そこで、ここでは失敗しないツール選びのための3つのポイントを紹介します。
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精度の高さ
議事録作成ツールを選ぶ際の最も重要なポイントの一つは、その精度の高さです。特に、ChatGPTを搭載したツールでは、AI技術による自動文字起こしや要約の精度が重要となります。
不正確な情報や誤解を招く議事録は、業務効率化どころか逆効果になり得ます。最新のAI技術を採用し、継続的にアップデートが行われているツールを選ぶことで、高い精度を維持できます。
また、業界の専門用語が存在する場合は、それに対応した機能を持つツールを選ぶことを推奨します。専門用語は認識が難しいことが多いため、その部分を適切に識別できるかどうかを確認することが重要です。
操作性
次に考慮すべきポイントは操作性です。どれだけ機能が充実していても、操作が複雑で使いにくければ、そのツールを継続して使用することは難しいです。
特に、議事録の作成や共有をスムーズに行いたい場合、直感的な操作ができるインターフェースのツールを選ぶことが重要となります。
また、研修や使い方のサポートが充実しているツールも、導入後の利用がしやすいです。
品質と価格のバランス
最終的に考慮すべきは、品質と価格のバランスです。高品質なツールを低価格で利用できるのは理想的ですが、安すぎるツールはその品質に問題がある可能性もあります。
一方、高すぎる価格のツールは、そのコストパフォーマンスを疑問視する必要があります。
どちらも一概には言えませんが、合理的な価格設定がされているツールを選ぶことで、長期的なコスト削減と高い生産性の向上を実現できます。
ChatGPTを搭載した議事録作成ツール5選
近年、AI技術を活用した議事録作成ツールが多数登場しています。特に、ChatGPTを搭載したツールは、その高精度な文章生成能力を活かし、多くの企業や組織で導入が進んでいます。
しかし、多種多様なツールの中から、自身の業務に最適なものを選ぶのは容易ではありません。そこで、ここではおすすめのツールを5つピックアップし、その特徴や利点を詳しく紹介します。
ObotSERVE Biz
画像出典：ObotSERVE Biz（株式会社ObotAI）
ObotSERVE Biz（オーボットサーブ ビズ）は、ChatGPTを組み込んだ業務効率化ツールで、OpenAIアカウントの取得が不要で、法人単位で利用ができ、企業におけるChatGPTの利用に関するセキュリティ上の懸念を解消し、安心・安全な環境でChatGPTの利用ができます。
ChatGPTにおける一般的な会話だけでなく、日々行われる会議の議事録作成をサポートする機能はもちろん、ビジネス文章の作成や要約、資料作成、FAQ作成など、企業における社員の業務効率向上に寄与する機能を多数搭載しています。
企業の人手不足の解消や、社内業務の効率化をサポートできるツールとなっています。
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ACESMeet
画像出典：ACESMeet（株式会社ACES）
ACES Meetは、主要オンラインMTGツール（ZOOM、Google Meet、Microsoft Teamsなど）と連携し、オンラインでの会議を自動的に録画して文字起こしをし、自動要約した議事録作成が可能なツールです。
機能の1つである、商談内容を自動要約してくれる「AIまとめ」には、ChatGPTが搭載されており、より効率的な議事録作成が行えます。
Rimo Voice
画像出典：Rimo Voice（Rimo合同会社）
Rimo Voiceは、動画・音声ファイルをアップロードすると自動で文字起こしを行えるツールです。
よく利用されるオンライン会議アプリとの連携が可能で、1時間程の音声データを5分前後で文字起こしできるので、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。
また、ChatGPTを活用した要約機能があり、文字起こしした内容の要約を箇条書きで冒頭に表示することができたりと、会議の要旨を短時間で共有することができます。
Calqtalk
Calqtalkは、 音声認識技術を駆使し、ChatGPTなど自然言語生成と書き起こしAI技術を活用して、高精度な文字起こしを行う、会議やセミナーの議事録作成に特化したツールです。
音声ファイルからの文字起こしに加え、目次作成、決定事項まとめ、ネクストアクションなど、さまざまな機能が備わっており、議事録作成の負担軽減と生産性の向上が実現できるものとなっています。
MiiTel Meetings
画像出典：MiiTel Meetings（株式会社RevComm）
MiiTel Meetingsは、AI搭載のオンライン会議分析ツールで、ChatGPTによる議事録作成機能が備わっています。この機能では、オンライン会議での内容を整理して議事録を自動作成し保存をしてくれます。
まとめ
この記事では、ChatGPTを活用した議事録作成ツールについて、その全体像から特定の機能、選択方法までを詳細に解説します。
ChatGPTはAI技術を活用し、議事録作成の効率化や品質向上を可能にする潜在能力を持っています。特に文章の要約やキーポイントの抽出、自動文字起こし等の高度な機能は、日常の業務を大いに支援します。
しかし、導入に際してはいくつかの注意点も存在します。
その中でも、ツールの精度や操作性、そして品質と価格のバランスを良く見極めることが重要で、自身のニーズに合わせて選ぶ必要があります。
ChatGPTを活用した議事録作成ツールは、今後さらに進化を遂げていくと思われますが、この記事が、その選定や活用の一助となれば幸いです。
当社でも、議事録作成サポート機能のある「ObotSERVE Biz」というツールを提供しています。
▼▼「ObotSERVE Biz」サービス紹介動画▼▼
※画像をクリックすると動画が再生されます。
ObotSERVE Bizは、ChatGPTを組み込んだ業務効率化に特化したツールとなっており、ChatGPTのように一般的な会話はもちろん、ビジネス文章の作成や要約、資料作成、FAQ作成など、企業における社員の業務効率向上に寄与する機能を多数搭載しています。
また、企業におけるChatGPTの利用に関するセキュリティ上の懸念を解消し、安心・安全な環境で利用できます。
当社では、オンラインにてサービスの詳しいご案内やご相談を行っていますので、気になる方は、お気軽にお問合せください。
