介護現場では、申し送りは利用者の安全を守るために欠かせない業務です。しかし、外国人スタッフが増えた今、情報が正しい形で共有されない場面も少なくありません。
相手にわかるように簡潔に話すこと、情報を残すことが重要です。
本記事では、ケアプランや看護師からの指示を含む申し送りの目的、コツ、AIツールの活用法を例とともに説明します。これらを理解し、現場の悩みを解消しましょう。
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介護現場における「申し送り」とは
介護現場での「申し送り」とは、スタッフ間で情報を分けて伝える仕事の基本です。日勤・夜勤など勤務が異なるスタッフ間で情報をきちんと共有することで、利用者の状態変化に即応できます。
特に高齢者のケアでは、5W1Hを意識して簡単な言葉で書き、順序を整えることが重要です。そのため、誰が見てもわかるようにテンプレートを用意すれば、誰でも同じ情報を共有できます。
ここではまず、申し送りの基本的な役割や、なぜそれが介護現場で重視されているのかについて解説していきます。
申し送りの基本的な役割と重要性
申し送りの目的は、利用者一人ひとりに合わせたケアを継続し、施設全体の安全を守ることです。特に交代制の勤務が多い介護現場では、申し送りが不十分だと、前のシフトで起きた出来事や利用者の変化に気づけず、適切な対応が取れないリスクが高まります。
申し送りは単なる報告作業ではなく、チーム全体で統一されたケアを実現するための、大切なコミュニケーションです。
的確な申し送りがなされることで、職員間の連携が強化され、利用者の安全・安心につながる環境づくりが可能になります。
申し送りが介護の質に直結する理由
申し送りは、介護の質を左右する重要な要素です。利用者の状態は日々変化するため、わずかな体調の変化や言動の違いも、次のスタッフに伝える必要があります。
例えば、「今朝は食事の量が少なかった」「転倒の危険があるため要注意」といった情報を確実に伝えられるかどうかで、その後のケアの内容や安全管理の質が大きく変わってきます。
申し送りが正確であればあるほど、スタッフ全体が共通認識を持ち、連携した対応が可能になります。
結果として、利用者の満足度や生活の質が向上し、施設全体の信頼にもつながっていきます。
外国人スタッフの増加と現場の変化
近年、介護業界では外国人スタッフの雇用が急速に拡大しており、多くの現場で多国籍のチーム編成が進んでいます。
これは人手不足を補う有効な手段である一方で、申し送り時の「伝える」「理解する」という基本動作に、新たな課題が生じています。
外国人スタッフとの連携では、文化や言語の解釈が異なるため、苦手な表現を分ける工夫が必要です。
こうした状況では、言語の壁を乗り越えるために「どのように伝えるか」を意識する必要があり、複雑な情報をシンプルに分け、必要な背景も含めてしっかり伝えることが重要となります。
従来の申し送り方法だけでは不十分であり、多言語対応や視覚的な補助、ツールの導入などによる工夫が求められています。
AIを活用した介護申し送りアプリの活用例
介護施設では、日勤から夜勤、夜勤から早番といった勤務交代時に、「申し送り」と呼ばれる引き継ぎの報告書を作成することが一般的です。
これにより、利用者の体調変化や対応履歴、注意事項などが次のスタッフに伝わり、質の高い継続的なケアが可能になります。
現在、多くの現場ではこの申し送り書をWordやExcelなどのファイルで作成・保存しており、一見すると便利なように見えますが、実際には「記載ミス」「表現のばらつき」「検索性の悪さ」といった課題があります。
特に、外国人スタッフとの情報共有においては、さらに大きな壁が立ちはだかっています。
多くの施設では、作成された日本語の申し送り書をGoogle翻訳で各スタッフが個別に理解しようとしていますが、介護特有の用語や微妙なニュアンスが正確に伝わらず、誤解や対応ミスにつながるケースも少なくありません。
こうした課題を解決するために開発されたのが、ObotAIの「特定技能AI」内に搭載されている「介護申し送り翻訳＆アシスタント」機能です。
このツールは、介護業務に特化して設計されており、日本語で申し送りを入力するだけで、外国人スタッフが理解しやすい自然な言語に即座に変換されます。24時間使えるシステムは、夜間や急な場面でも誰でも操作可能です。
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株式会社ObotAIが提供する「特定技能AI」は、AIを活用した文化翻訳（カルチャー・トランスレーション）により、介護現場における外国人スタッフとの情報共有をスムーズにします。
特定技能AI内に搭載されている「介護申し送り翻訳＆アシスタント」機能は、「申し送りの伝達ミスを防ぎたい」「外国人スタッフとの連携をもっとスムーズにしたい」といった、現場の声に応える実践的なソリューションとなっています。
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介護現場での「申し送り」で伝える内容
介護現場における申し送りは、単なる業務の引き継ぎではなく、利用者一人ひとりに寄り添ったケアを継続するための、重要な情報伝達手段です。
特に多職種・多国籍のチームで連携を図るには、共有すべき情報を漏れなく、かつ分かりやすく伝えることが求められます。申し送りには、どのような情報を盛り込むべきかを理解しておくことで、業務の質と安全性の向上が期待できます。
ここでは、申し送りで伝えるべき代表的な内容を7つの観点から整理し、それぞれの重要性について解説します。
ご利用者の心身の状態
申し送りで最も重視すべき情報のひとつが、ご利用者の心身の状態です。
体温、脈拍、血圧などのバイタルサインの変化や、食事・排泄・睡眠の様子、表情や言動の違いなど、日々の観察から得られる情報を詳細に伝えることで、次のシフトのスタッフが適切な対応を取ることが可能になります。
特に認知症をお持ちの方の場合、小さな変化が大きなトラブルの兆候となることがあるため、些細なことでも丁寧に記録・伝達することが大切です。こうした情報共有が、安心で継続的なケアにつながります。
ご利用者の要望・ご家族からの連絡
利用者本人の希望や不安、提案などの声、またはご家族から寄せられた連絡事項も、申し送りで共有すべき重要な情報です。
例えば、「今日はお風呂を控えたい」「家族と電話したい」といった希望を共有することで、本人の意思を尊重した対応が可能になります。
また、ご家族からの依頼やクレーム、感謝の言葉なども記録しておくことで、スタッフ間で対応方針を統一でき、信頼関係の構築にもつながります。
小さな要望も見逃さず、きめ細やかなケアを実現するために、正確な伝達が求められます。
介護施設内で起こった事故やトラブル
転倒、誤薬、機器トラブル、対人関係での衝突など、施設内で発生した事故やトラブルは、速やかかつ正確に申し送りで共有する必要があります。
発生した時間、場所、関係者、対応内容などを詳細に記録し、再発防止策や注意点も併せて伝えることで、他のスタッフが同様の事態に備えることができます。
事実を正確に記録し、感情を排した冷静な情報提供を心がけることがポイントです。トラブルの共有は、施設全体のリスク管理にも直結するため、申し送りの中でも特に注意が必要な項目です。
医療職からの指示や伝達事項
看護師や医師、訪問診療の医療職から出された指示や注意点は、申し送りで確実に伝える必要があります。
例えば、「抗生物質は食後30分以内に服用」「新しい塗り薬は1日2回」などの具体的な処置内容や、注意が必要な副作用の兆候などを漏れなく共有しなければなりません。
これを怠ると、治療や服薬ミスにつながり、ご利用者の健康を損なう恐れもあります。医療職との連携は、介護職が医療行為を適切に補助するうえでも不可欠であり、正確な情報伝達が求められます。
その日の予定・連絡事項
レクリエーション、面会予定、入浴のスケジュール変更など、その日の予定や施設内の連絡事項は、業務をスムーズに進行させるために、必ず申し送りで共有しましょう。
特にチームで動く介護現場では、予定の共有が漏れると混乱や業務の重複対応につながる可能性があり、職員間の勤務変更や会議の予定など、スタッフ間に関わる連絡事項も明確に伝えることが大切です。
共通のスケジュール認識を持つことは、業務の効率化と現場の安定運営に直結します。
自分が行った業務に関する報告
申し送りでは、自分が担当した業務についても正確に記録・報告する必要があります。
例えば、排泄介助や服薬確認、リネン交換などの対応が完了しているのか、それとも保留なのかを明確にすることで、次のシフトのスタッフが混乱せずに業務を引き継ぐことができます。
また、予定していた業務が未完了の場合は、その理由や対応の提案も含めて伝えるようにしましょう。業務の可視化と共有は、チームでの責任の所在を明確にし、連携ミスの予防にもつながります。
自分の気付きや意見・相談事項
日々の業務の中で感じた小さな気付きや疑問、改善の提案なども、申し送りを通じて共有することで、チーム全体の質の向上につながります。
例えば、「最近Aさんがよく咳をしている」「Bさんがレクリエーションに参加しなくなった」などの変化に対する気付きや、「この作業はこうすれば効率的かもしれない」といった提案も貴重な情報源です。
また、困っていることや他職種との連携についての相談も含めることで、職場全体の風通しが良くなり、課題解決がしやすい環境が整います。
申し送りにおける介護現場の課題とは
申し送りは、介護現場の業務を円滑に回すうえで欠かせないものですが、現場ではさまざまな課題も浮き彫りになっています。特に、外国人スタッフが多く在籍する施設では、言語の壁による伝達ミスが深刻な問題となっています。
また、WordやExcelを使ったアナログな手法には手間やミスのリスクが付きものであり、効率性や精度の面でも限界があります。
さらに、Google翻訳に頼ったコミュニケーションでは、正確な意味の伝達が難しく、重大なトラブルに発展する恐れもあります。
ここでは、申し送りにおける代表的な3つの課題について、詳しく解説します。
言語の壁による伝達ミスのリスク
介護施設では、外国人スタッフが増加する一方で、日本語による申し送り内容の理解に課題を抱えるケースが少なくありません。
専門用語や微妙なニュアンスを含む表現は、特に日本語学習中のスタッフにとって理解が難しく、重要な情報が正しく伝わらないリスクがあります。その結果、誤った介助や見落としにより、利用者の安全や健康を脅かす事態にもなりかねません。
また、「聞き返しづらい」「わからないまま対応してしまう」といった心理的なハードルも、ミスの温床となります。多様な言語環境でも、正確に情報を共有できる手段が今まさに求められています。
Word・Excelによる手作業の限界
現在、多くの介護現場ではWordやExcelを使って申し送り書を作成し、情報共有に活用していますが、この方法にはいくつかの限界があります。
まず、手入力による記載ミスやフォーマットのズレが起こりやすく、スタッフごとの記述のばらつきが、情報の読み取りに支障をきたす場合があります。
また、作成や保存に手間がかかるため業務時間を圧迫する要因となり、情報の一元管理や検索性にも欠けるなど、過去の記録を確認するのに時間がかかるといった非効率さも課題です。
こうしたアナログな方法では、チーム全体でスムーズな情報共有を実現するのは難しくなっています。
Google翻訳に頼ることの問題点
外国人スタッフへの申し送り内容の共有手段として、Google翻訳を利用するケースは少なくありませんが、介護現場においては注意が必要です。
Google翻訳は一般的な文章の翻訳には適していますが、介護特有の専門用語や微妙な表現には対応しきれず、意味が変わってしまうことがあります。
例えば、「バイタル異常あり」や「見守り強化」といった用語は直訳では正確に伝わらず、誤解を招く恐れがあります。
また、リアルタイムでのやり取りが難しいため、緊急性の高い情報共有には不向きであり、正確で安全な申し送りには、より専門的かつ現場に即した翻訳支援が求められます。
多言語での申し送り改善策
多言語環境で申し送りを成功させるためには、共有すべき情報を明確に分け、それぞれの内容を分かりやすく伝えることが重要です。
何よりも、情報を正確に伝える目的を全スタッフが意識し、日々の業務で小さな工夫を積み重ねることが効果的です。そのため、AIツールの導入は現場にとって強力な支援策となります。
ここでは、外国人スタッフとの申し送りをスムーズに行うための具体的な改善策を紹介し、現場の課題解決につながる実践的なヒントをお届けします。
やさしい日本語・図解の活用
申し送りを外国人スタッフにもわかりやすく伝えるために有効なのが、「やさしい日本語」の活用です。難解な漢字や敬語、専門用語を避け、シンプルで明快な表現に言い換えることで、理解度が飛躍的に向上します。
例えば、「誤嚥の恐れあり」は「食べ物が気管に入る心配があります」と表現すると、伝わりやすくなります。
さらに、図解やイラストを用いた申し送り資料を活用することで、視覚的にも情報を補完でき、言語に不安があるスタッフでも状況を直感的に把握できます。
このような工夫は、情報の誤解を防ぐだけでなく、現場全体のコミュニケーションの質を高める効果があります。
多言語マニュアルの導入と効果
介護現場で使用する用語や手順を多言語でまとめたマニュアルを整備することで、外国人スタッフの理解をサポートできます。
日本語と母国語の併記マニュアルは、業務の標準化や誤解の防止に役立ち、特に申し送り時に頻出する表現や注意点をまとめた資料は、実用性が高いです。
例えば、「服薬済」「転倒注意」といったキーワードを多言語で示すことで、短時間でも確実に要点が伝わります。
また、業務内容の事前学習や振り返りにも活用できるため、教育効率の向上にもつながります。ただし、運用には継続的な見直しや更新が必要です。
教育体制とOJTで補う限界
外国人スタッフに対しては、入職時や就業後に日本語教育やOJT（現場研修）を通じた指導が行われていますが、これだけで申し送りの課題を完全に解決するのは困難です。
短期間での語学習得には限界があり、専門用語や業務特有の表現をすべて理解するには時間がかかります。
また、OJTに頼る体制では、指導内容や質にばらつきが出やすく、教える側の負担も大きくなります。
その結果、情報共有のミスや業務効率の低下を招くこともあります。教育体制の強化は重要ですが、あくまで補完的な手段と捉え、ツールや仕組みの導入による支援が不可欠です。
特定技能外国人の日本語試験対策を、効率的かつ効果的にサポートする、ObotAIが開発した「JLPT対策アプリ」は、実務現場や学習者のニーズを徹底的に分析した上で設計された最新の学習ツールです。
単なる教材提供にとどまらず、「弱点の可視化」や「学習の継続を支える仕組み」が整っており、レベル（N1〜N5）や文法・語彙・読解・聴解の4つのカテゴリを自由に選択でき、どこに課題があるのかを明確にすることで、無駄のない対策が可能となります。
さらに、学習レポート機能を活用することで、理解度の確認や、回答履歴に基づいた苦手分野の可視化が可能です。
限られた学習時間を有効に活用でき、特定技能人材の日本語力向上と試験合格を力強くサポートする、実用性と継続性を兼ね備えた学習アプリとなっています。
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AIツール活用で申し送りはどう変わるのか
言語の壁や情報共有の不一致といった課題を抱える介護現場において、AI技術の導入が注目されています。
特に、AI翻訳やチャット型のコミュニケーションツールは、外国人スタッフとの申し送りを、より正確かつスピーディーに行うための強力なサポート手段となります。
これまで人の手に頼っていた情報伝達をAIが補完・支援することで、業務の質や効率が大きく向上する可能性があります。
ここでは、AIツールの仕組みやメリットを紹介しながら、申し送りの新たな形について具体的に解説していきます。
AI翻訳・チャットツールの仕組みと利点
AI翻訳・チャットツールは、あらかじめ学習した大量の言語データや文脈パターンをもとに、入力された文章を瞬時に翻訳・変換する技術です。
これにより、日本語で作成された申し送り内容を、外国人スタッフが理解しやすい言語に自動で翻訳することが可能
になります。
さらに、チャット形式でのやり取りを通じて、双方向のコミュニケーションもスムーズに実現できます。
これまで紙や口頭での伝達に頼っていた申し送り業務が、より正確かつ簡易に行えるようになり、人手に頼らず多言語対応が可能となるため、業務負担の軽減や介護の質の安定化にもつながります。
リアルタイム対応による情報伝達のスピード化
AIチャットツールの大きな強みのひとつが、リアルタイムでの情報伝達です。申し送りの内容を入力すれば、即座に翻訳結果が表示されるため、時間的なロスがほとんどありません。
これにより、急な体調変化やトラブル発生時にも迅速な対応が可能
となり、スタッフ間の連携が格段に強化されます。
例えば、夜勤の引き継ぎ時に発生した出来事を、その場で正確に多言語で伝えられることで、次の担当者が迷わず行動に移せるようになります。リアルタイム性は、ケアの質と安全性を両立するために欠かせない要素です。
誤解やミスを防ぐ言語精度と文脈理解の重要性
従来の機械翻訳では、一語一語の直訳にとどまり、意味が通じにくい表現や誤解を招くこともありました。
しかし、最新のAI翻訳技術では、文脈を読み取った自然な翻訳が可能となっており、介護特有の言い回しや専門用語も高精度で伝えられます。
例えば、「食事介助中にむせた」といった表現も、背景の意味を加味して適切に訳され、誤解なく伝えることができます。
正確な言語変換が可能になることで、情報の抜け漏れや判断ミスを防ぎ、より安全で一貫性のある申し送りが実現します。これは、多国籍なスタッフ構成の現場において、非常に大きな価値を持ちます。
まとめ
介護現場における申し送りは、誰もが正確な情報をシェアし、高齢者を安全にケアするための基盤です。
しかし、外国人スタッフの増加や情報共有の複雑化により、従来の方法では限界を感じている施設も多いのではないでしょうか。
当社が提供する、特定技能外国人や技能実習生と企業との文化翻訳を実現する「特定技能AI」内に搭載された「介護申し送り翻訳＆アシスタント」機能は、こうした課題を解消し、言語の壁を越えたスムーズな連携を実現します。
特に、多国籍なチームで働く施設にとっては、日々の業務を効率化し、ミスのない申し送りを可能にする心強いサポートツールです。
現場での活用をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
